Choisir un logiciel de rendez-vous pour un salon de coiffure

La plupart des logiciels de rendez-vous sont faits pour n'importe quelle entreprise qui prend des rendez-vous : spas, ongleries, barbiers, cliniques, toiletteurs. La journée d'un salon de coiffure n'entre pas dans leurs cases. Une couleur développe pendant qu'on coupe quelqu'un d'autre, le même service prend 90 minutes pour une cliente et trois heures pour une autre, et la formule de la dernière fois doit être là quand elle revient. Voici quoi vérifier avant d'en choisir un, peu importe lequel.

Ce qu'un logiciel pour salon de coiffure devrait faire

• Réserver autour du temps de pose. Le temps de pose d'une couleur s'affiche comme du temps libre dans l'agenda, et une autre personne s'y réserve sans avertissement de conflit. Voyez comment réserver pendant le temps de pose.
• Connaître la vraie durée de chaque cliente. Une seule durée par service est fausse pour la moitié de votre clientèle. Le logiciel devrait proposer la durée d'une cliente à partir de ses dernières visites.
• Donner à chaque coiffeuse et coiffeur ses durées et ses prix. Le balayage d'une styliste d'expérience n'est pas celui d'une débutante, ni en temps ni en prix.
• Garder les formules de couleur sur la visite. Nuances, oxydant, ratio et temps de pose restent avec la visite où ils ont servi, à côté des photos, pour que n'importe qui puisse refaire le mélange. Voyez comment noter une formule de couleur.
• Mettre toute l'équipe dans un seul agenda. La journée de chaque styliste côte à côte, pour que la personne qui répond au téléphone trouve une place libre avec n'importe qui en quelques secondes.
• Fonctionner sur un téléphone et une tablette, pas seulement sur l'ordinateur de la réception. On cherche une fiche ou on réserve la prochaine visite de son poste.
• Montrer ce que la réception doit savoir avant de réserver : « paie comptant seulement », « prévoir 30 minutes de plus », une cliente qui ne s'est pas présentée la dernière fois.
• Envoyer des rappels. La plupart des salons veulent un texto automatique la veille. Demandez combien coûte chaque texto et s'il est inclus dans le prix.

Les questions à poser sur le prix

• Est-ce par styliste, par établissement ou par réservation? Combien pour votre équipe, et quand quelqu'un s'ajoute?
• Y a-t-il des frais sur la clientèle que la plateforme vous envoie? Certaines prennent une part de la première visite d'une nouvelle cliente.
• Les rappels, les agendas supplémentaires ou les rapports sont-ils vendus en option?
• Faut-il passer les paiements par carte chez eux pour avoir le meilleur prix?
• Y a-t-il un contrat, des frais d'installation ou des frais d'annulation?

La réservation en ligne : oui ou non?

Beaucoup de logiciels sont bâtis autour d'une page de réservation publique. En coiffure, ça a deux côtés. La clientèle peut réserver le soir, mais elle choisit le mauvais service, sous-estime le temps, et la même couleur prend un temps différent pour chaque personne. Certains salons laissent réserver en ligne; d'autres gardent les réservations à l'équipe, par téléphone, par texto ou à la chaise. Décidez ce que vous voulez avant de comparer : ça change lesquels vous conviennent.

Le transfert

• Votre liste de clientèle : demandez comment elle entre, par un fichier d'exportation, des photos de vos fiches ou à la main, et qui fait le travail.
• Vos rendez-vous : prévoyez d'entrer les prochaines semaines à la main, ou d'utiliser les deux systèmes pendant quelques semaines.
• Votre équipe : choisissez quelque chose qu'elle peut utiliser sans formation. S'il faut un cours, la réception va garder l'agenda papier.

Pour les salons du Québec

• Le logiciel, ses conditions et son soutien devraient être en français.
• Demandez où les renseignements de la clientèle sont hébergés. Selon la Loi 25, communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, à un service infonuagique y compris, demande d'abord une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

La place de HairSync

HairSync est un logiciel de rendez-vous fait seulement pour les salons de coiffure, des coiffeuses et coiffeurs à leur compte jusqu'aux équipes, en français du Québec et en anglais.

• Ce qu'il fait : le temps de pose comme du temps libre dans l'agenda; la durée habituelle de chaque cliente à partir de ses dernières visites; les durées et les prix de chaque styliste; les formules de couleur, les notes et les photos de chaque visite; l'agenda de l'équipe côte à côte; des alertes sur la fiche que la réception voit avant de réserver; une liste de clientèle importée à partir de photos de vos fiches ou de votre ancien système. Il fonctionne dans le navigateur d'un téléphone, d'une tablette ou d'un ordinateur.
• Ce qu'il ne fait pas : prendre les paiements, alors gardez votre terminal pour la caisse; offrir une page de réservation en ligne à la clientèle, exprès, pour que l'équipe réserve avec les visites passées sous les yeux; les files d'attente sans rendez-vous des barbiers.
• Le prix : gratuit pour commencer, sans carte de crédit, sans commission et sans contrat.