Quoi écrire dans vos notes clients
De bonnes notes clients vous permettent de reprendre là où vous en étiez, même des mois plus tard, et permettent à la personne qui vous remplace d'en faire autant. Certaines choses s'écrivent une fois par fiche. Le reste s'écrit après chaque visite.
Une fois par fiche
- Comment joindre la personne : nom, téléphone, et la façon dont elle préfère être contactée.
- Les allergies et sensibilités, ainsi que la date et le résultat du dernier test cutané.
- Ses cheveux : texture, densité, hauteur de ton naturelle et proportion de cheveux blancs.
- L'historique chimique : coloration maison, défrisants, traitements à la kératine, henné. Tout ce qui change la façon dont la couleur ou le décolorant va prendre.
- Sa façon de se coiffer : le temps passé à se coiffer, le séchage à l'air libre ou non, ce qui n'a pas plu la dernière fois.
- Les petites choses partagées : un anniversaire, un nouvel emploi, un voyage qui s'en vient. S'en souvenir fait partie du service.
Après chaque visite
- La date et le service.
- Ce que vous avez fait, en chiffres : la longueur coupée, les numéros de sabot, les dégradés et où ils commencent, la technique.
- La formule de couleur, s'il y en a une : nuances et quantités, oxydant, ratio et temps de pose. Voyez comment noter une formule de couleur.
- Les produits utilisés, et ce qui a été acheté pour la maison.
- Le prix et la durée, pour réserver le bon temps et donner le même prix la prochaine fois.
- Comment ça s'est passé, et quoi changer la prochaine fois.
- Une photo du résultat, à la lumière du jour si possible.
- Quand revenir.
Astuces pour des notes utiles plus tard
- Écrivez pendant le service ou juste après, pas à la fin de la journée.
- Visez la précision. « Coupé 2 cm, sabot 2 sur les côtés » aide la prochaine fois. « Une petite coupe », non.
- Écrivez une nouvelle note à chaque visite au lieu de modifier l'ancienne, pour voir ce qui a changé avec le temps.
- Écrivez-la pour qu'une collègue ou un collègue puisse la suivre sans vous poser de questions.
- Gardez les notes personnelles courtes et bienveillantes. Écrivez comme si la personne pouvait les lire.
- Vos notes contiennent des renseignements de santé et des numéros de téléphone : gardez-les sous clé, pas sur un comptoir ouvert.
Garder vos notes clients dans HairSync
HairSync est le logiciel de rendez-vous pensé pour les coiffeuses et coiffeurs, avec les notes de chaque fiche à côté de ses rendez-vous. Chaque fiche contient le téléphone, le courriel, la date de naissance, le type de cheveux, et une case pour les préférences, les allergies et les notes. Chaque visite a sa propre note : le service, la date, ce que vous avez fait, la formule de couleur, le prix, la durée et des photos. La fois suivante, cherchez la fiche par nom ou par téléphone, et les visites s'affichent de la plus récente à la plus ancienne.
HairSync fonctionne dans le navigateur de votre téléphone, de votre tablette ou de votre ordinateur, sans application à installer, pour 20 $ par mois par styliste, rappels par texto inclus. C'est gratuit jusqu'à 100 fiches clients.